USPTO更新 Patent Center 使用 DOCX 格式申請專利之流程

2026 年 8 月 13 日

李淑蓮╱北美智權報編輯部

美國專利商標局（USPTO）於 2026 年 8 月 3 日發佈最新公告，宣佈即日起更新透過專利中心（Patent Center）提交 DOCX 格式專利申請與相關文件的作業流程，旨在提升行政效率並降低營運成本。USPTO於官方公報正式宣布，將持續推動專利行政流程的簡化與現代化。自 2026 年 8 月起，在預先提交階段（pre-submission process），系統不再將 DOCX 檔案轉換為 PDF 格式，而是直接將 DOCX 檔案轉換為 TIFF（Tagged Image File Format）圖像格式供申請人預覽核對。此項調整旨在剔除重複且冗餘的中介轉換步驟、降低系統對特定軟體的依賴，並進一步調配人力資源至其他優先行政事項，全面提升審查服務效率。

轉換流程之重大變革與新舊機制對比

在現行作業模式下，申請人透過 Patent Center 以 DOCX 格式上傳專利申請案或說明書、申請專利範圍及摘要等相關文件時，系統會在正式提交前自動將 DOCX 轉換為 PDF 檔案供申請人核對。待申請人完成提交後，USPTO 後台才會再將該 PDF 檔案轉換為 TIFF 格式進行官方存檔與審查運用。

自 2026 年 8 月新制實施後，系統將全面取消前述預先轉換為 PDF 的中介關卡。當申請人在 Patent Center 準備提交 DOCX 文件時，系統會在預先提交階段直接將 DOCX 轉換為 TIFF 格式，申請人可直接審視該 TIFF 檔案以確認內容無誤。雖然預先轉換流程不再產生 PDF 檔案，但申請人在完成提交後，依然保有在 Patent Center 中下載 DOCX、PDF 或 XML 等多種格式文件副本的權益。

作業階段	現行流程（2026 年 8 月以前）	新版流程（2026 年 8 月起）
預先提交階段	DOCX 檔案自動轉換為 PDF，申請人預覽 PDF 文件。	DOCX 檔案直接轉換為 TIFF，申請人預覽 TIFF 文件。
提交後系統處理	系統再將 PDF 轉換為 TIFF 格式以供官方存檔。	無須再經 PDF 轉置，直接以 TIFF 進行系統歸檔。
輔助 PDF 提交	允許選擇性提交輔助 PDF（Auxiliary PDF）。	保留提交輔助 PDF 選項，符合規範可免額外附加費。
提交後調閱格式	可下載 DOCX、PDF、XML 等格式檔案。	維持不變，仍可下載 DOCX、PDF、XML 等格式檔案。

變革效益與行政資源之優化

USPTO 表示，取消中間過渡性的 PDF 轉換程序，最直接的效益在於簡化了系統內部的文件處理管線，能大幅縮短檔案轉檔與預覽生成的等待時間。這種直捷的轉檔模式不僅能提升 Patent Center 的運作穩定度，更能直接降低官方對特定 PDF 轉換軟體模組的維護成本與技術依賴。

此外，藉由自動化流程的優化，原先必須用於維護與支援這項過渡轉換步驟的技術與行政人力，得以被重新釋放並調配至其他優先級更高的專利行政與審查業務中，從而實現更具效益的機構營運與服務品質提升。

法規架構演進與申請人法律權益

推動 DOCX 格式申報為 USPTO 建立結構化文字資料的核心政策。根據 2021 年 6 月 2 日發布之公告（86 FR 29571），申請人所提交的原始 DOCX 檔案具有法律上的「來源或證據副本（Source or Evidentiary Copy）」地位。這意味著若後續系統轉換過程中出現任何格式錯漏，原始 DOCX 檔案均為申請人提出更正記錄的法定依據。

針對電子申報系統，USPTO 已於 2025 年 9 月修訂《專利電子系統法律框架》（Legal Framework for Patent Electronic System），相關內容亦陸續反映於《專利審查程序手冊》（MPEP）第 502.05 節。因應 2026 年 8 月之流程更新，官方亦將於適當時機進一步修訂該法律框架，以確保法規與系統實務完全相符。

專利實務操作與注意事項

首先，由於 DOCX 原始檔仍是唯一具備法定證據效力的副本，官方特別提醒申請人在正式提交前，仍應嚴格核對 DOCX 原始檔案之內容與格式。

其次，若申請人在申報過程中仍希望同時提交「輔助 PDF（Auxiliary PDF）」，務必遵照官方 DOCX 專頁（www.uspto.gov/patents/docx）所提供之快速參考指南（Quick Reference Guide）標準程序操作，以確保符合規範並避免被課徵非 DOCX 附加費（non-DOCX surcharge）。

官方聯絡與諮詢管道

若對本次 DOCX 流程變革或 Patent Center 操作有相關疑問，可透過以下專責部門洽詢：

DOCX 申報與電子系統技術支援： 專利電子商務中心（Patent Electronic Business Center），電子郵件為 ebc@uspto.gov，諮詢專線為 866-217-9197（服務時間為美東時間週一至週五上午 9 時至晚間 8 時）。
法規與公告政策諮詢： 專利法務行政局（Office of Patent Legal Administration），法務專線為 571-272-7701，電子郵件為 PatentPractice@uspto.gov。

參考資料：