李淑蓮╱北美智權報 編輯部
美國專利商標局（USPTO）於 2026 年 8 月 3 日發佈最新公告，宣佈即日起更新透過專利中心（Patent Center）提交 DOCX 格式專利申請與相關文件的作業流程，旨在提升行政效率並降低營運成本。USPTO於官方公報正式宣布，將持續推動專利行政流程的簡化與現代化。自 2026 年 8 月起，在預先提交階段（pre-submission process），系統不再將 DOCX 檔案轉換為 PDF 格式，而是直接將 DOCX 檔案轉換為 TIFF（Tagged Image File Format）圖像格式供申請人預覽核對。此項調整旨在剔除重複且冗餘的中介轉換步驟、降低系統對特定軟體的依賴，並進一步調配人力資源至其他優先行政事項，全面提升審查服務效率。
轉換流程之重大變革與新舊機制對比
在現行作業模式下，申請人透過 Patent Center 以 DOCX 格式上傳專利申請案或說明書、申請專利範圍及摘要等相關文件時，系統會在正式提交前自動將 DOCX 轉換為 PDF 檔案供申請人核對。待申請人完成提交後，USPTO 後台才會再將該 PDF 檔案轉換為 TIFF 格式進行官方存檔與審查運用。
自 2026 年 8 月新制實施後，系統將全面取消前述預先轉換為 PDF 的中介關卡。當申請人在 Patent Center 準備提交 DOCX 文件時，系統會在預先提交階段直接將 DOCX 轉換為 TIFF 格式，申請人可直接審視該 TIFF 檔案以確認內容無誤。雖然預先轉換流程不再產生 PDF 檔案，但申請人在完成提交後，依然保有在 Patent Center 中下載 DOCX、PDF 或 XML 等多種格式文件副本的權益。
| 作業階段 | 現行流程（2026 年 8 月以前） | 新版流程（2026 年 8 月起） |
| 預先提交階段 | DOCX 檔案自動轉換為 PDF，申請人預覽 PDF 文件。 | DOCX 檔案直接轉換為 TIFF，申請人預覽 TIFF 文件。 |
| 提交後系統處理 | 系統再將 PDF 轉換為 TIFF 格式以供官方存檔。 | 無須再經 PDF 轉置，直接以 TIFF 進行系統歸檔。 |
| 輔助 PDF 提交 | 允許選擇性提交輔助 PDF（Auxiliary PDF）。 | 保留提交輔助 PDF 選項，符合規範可免額外附加費。 |
| 提交後調閱格式 | 可下載 DOCX、PDF、XML 等格式檔案。 | 維持不變，仍可下載 DOCX、PDF、XML 等格式檔案。 |
變革效益與行政資源之優化
USPTO 表示，取消中間過渡性的 PDF 轉換程序，最直接的效益在於簡化了系統內部的文件處理管線，能大幅縮短檔案轉檔與預覽生成的等待時間。這種直捷的轉檔模式不僅能提升 Patent Center 的運作穩定度，更能直接降低官方對特定 PDF 轉換軟體模組的維護成本與技術依賴。
此外，藉由自動化流程的優化，原先必須用於維護與支援這項過渡轉換步驟的技術與行政人力，得以被重新釋放並調配至其他優先級更高的專利行政與審查業務中，從而實現更具效益的機構營運與服務品質提升。
法規架構演進與申請人法律權益
推動 DOCX 格式申報為 USPTO 建立結構化文字資料的核心政策。根據 2021 年 6 月 2 日發布之公告（86 FR 29571），申請人所提交的原始 DOCX 檔案具有法律上的「來源或證據副本（Source or Evidentiary Copy）」地位。這意味著若後續系統轉換過程中出現任何格式錯漏，原始 DOCX 檔案均為申請人提出更正記錄的法定依據。
針對電子申報系統，USPTO 已於 2025 年 9 月修訂《專利電子系統法律框架》（Legal Framework for Patent Electronic System），相關內容亦陸續反映於《專利審查程序手冊》（MPEP）第 502.05 節。因應 2026 年 8 月之流程更新，官方亦將於適當時機進一步修訂該法律框架，以確保法規與系統實務完全相符。
專利實務操作與注意事項
首先，由於 DOCX 原始檔仍是唯一具備法定證據效力的副本，官方特別提醒申請人在正式提交前，仍應嚴格核對 DOCX 原始檔案之內容與格式。
其次，若申請人在申報過程中仍希望同時提交「輔助 PDF（Auxiliary PDF）」，務必遵照官方 DOCX 專頁（www.uspto.gov/patents/docx）所提供之快速參考指南（Quick Reference Guide）標準程序操作，以確保符合規範並避免被課徵非 DOCX 附加費（non-DOCX surcharge）。
官方聯絡與諮詢管道
若對本次 DOCX 流程變革或 Patent Center 操作有相關疑問，可透過以下專責部門洽詢：
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DOCX 申報與電子系統技術支援： 專利電子商務中心（Patent Electronic Business Center），電子郵件為 ebc@uspto.gov，諮詢專線為 866-217-9197（服務時間為美東時間週一至週五上午 9 時至晚間 8 時）。
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法規與公告政策諮詢： 專利法務行政局（Office of Patent Legal Administration），法務專線為 571-272-7701，電子郵件為 PatentPractice@uspto.gov。
參考資料：
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USPTO updates its process for filing patent applications in DOCX format through Patent Center, USPTO, 08/12/2026
- Update to Procedure for Filing Patent Applications in DOCX Format through Patent
Center, USPTO Official Gazette Notice, 08/03/2026
