歐洲專利局（EPO）於2024年與主要產業巨頭、研究機構、中小企業（SMEs）及用戶協會舉行了80多場深入會議，進一步加強了用戶參與度，為跨技術領域的戰略與操作議題提供了獨特的交流機會。這些會議所獲得的洞察將為即將發布的《2025年質量行動計劃》提供重要參考。EPO認為，透明且持續的用戶對話是構建對質量共識的關鍵，這種對話不僅使EPO能夠滿足用戶的多樣化需求，還確保專利系統對所有申請人保持開放與可及性。
擴大用戶反饋渠道，整合多元意見
EPO強調去年每場會議都進一步加強了合作關係並確立了優先事項，獲得積極反饋。這些獨特洞察與其他反饋渠道的意見相輔相成，包括2024/2025年度的用戶滿意度調查、投訴專用渠道、監察辦公室以及質量審計部門的意見。此外，EPO還從其他長期運作的論壇中獲取建議，像是EPO常設諮詢委員會（SACEPO）及其工作小組，以及近年推出的利益相關者質量保證小組（SQAPs）和多場深度研討會。這些反饋協助EPO監測《2024年質量行動計劃》的進展，並為即將發布的《2025年質量行動計劃》奠定基礎。
理解並滿足用戶的多樣化需求
EPO於2024年與來自歐洲、美國及亞洲的26家頂尖申請人舉行了多場會議，其中包括大型工業公司與研究機構。這些高層次戰略會議通常輔以技術性跟進研討會，以解決具體問題。與會申請人的專利申請量占上一年度歐洲專利申請總量的近10%，凸顯了這些交流的重要性。會議結束後，部分參與者還在一系列名為「用戶之聲」（The voice of our users）的視頻訪談中分享了他們的觀點。
此外，EPO還與中小企業及微型企業舉行了29場會議，作為新推出的外展計劃的一部分，以更好的滿足這些申請人的需求。該外展試點計劃涵蓋了從事抗癌技術、清潔技術及智能技術領域的公司。EPO的中小企業外展團隊接待了創始人、首席執行官（CEO）、首席技術官（CTO）以及來自歐洲發明家網路的發明家。
EPO還與用戶協會保持了積極對話。與國際、歐洲及國家級利益相關者舉行的33場會議，對於理解全球各行業及地區的演變特點至關重要。
關鍵議題與用戶反饋
另一方面，用戶分享了他們的專利策略，使EPO能夠深入了解不同規模的申請人在大多數技術領域面臨的挑戰，以及如何在專利授予過程（PGP）中滿足他們的需求。
會議的關鍵焦點之一是質量，EPO展示了其最新舉措，包括提升檢索與審查質量、提高程序透明度以及整合人工智能輔助工具。用戶對審查過程中的協調性與清晰度提供了寶貴反饋。EPO在質量管理與數字化轉型方面的積極參與，進一步強化了其對持續改進及與利益相關者合作的承諾。
EPO用戶還提出需要加強審查員的溝通，特別是在審查員反對意見的論證方面。此外，用戶強調了一致性評估發明步驟、清晰度及權利要求範圍的重要性。會議還就單一專利、MyEPO線上服務套件、中小企業及微型企業的費用減免，以及Deep Tech Finder等工具進行了戰略性討論。
展望2025年：持續推動開放對話
EPO於2025年將進一步提升歐洲專利系統的整體用戶體驗。與用戶的對話因此顯得尤為重要。EPO期待與更多申請人及用戶協會會面，並擴展其中小企業、微型企業及大學的外展計劃，以持續推動專利系統的質量與可及性。
